Configurando canais de suporte - 3.4 Importação e exportação de dados de clientes

Modificado em Qui, 31 Mar, 2022 na (o) 9:11 AM

Importando dados

Você pode importar informações de contato e empresa de um CSV para sua conta do Freshdesk. A importação de dados de clientes permite que você faça atualizações e adições em massa ao seu banco de dados com facilidade.

Você também pode importar todos os campos personalizados que possui em contatos e empresas.

Antes de importar dados, verifique se o arquivo CSV segue estas diretrizes:

A primeira linha do arquivo CSV é o cabeçalho da coluna que contém os nomes dos campos como Nome, E-mail, Título, etc.
O arquivo CSV deve conter Nome e endereço de e-mail ou Nome e número de telefone, sem os quais os contatos não serão importados.
O endereço de e-mail e a URL devem estar no formato correto. (Exemplo - sample@freshdesk.com e http://freshdesk.com/ ou https://freshdesk.com/)
Observe que o endereço de e-mail é o identificador exclusivo. Isso permite que você tenha vários contatos com o mesmo nome, desde que o endereço de e-mail fornecido seja diferente. Observe também que, se o arquivo CSV contiver um endereço de e-mail de um contato existente no Freshdesk, a importação substituirá o contato existente.
Se você tiver mais de um endereço de e-mail associado a um contato, use o formato fornecido na captura de tela abaixo para garantir que a importação de dados seja concluída corretamente. Você pode adicionar até 9 e-mails secundários para um contato além do 1 e-mail principal, permitindo que um contato tenha 10 e-mails associados a ele.

Para que o canal de telefone no Freshdesk reconheça seus números de telefone, você deve especificar claramente o código do país. Por exemplo, 4088481234 ou 408-848-1234 deve ser escrito como +14088481234 em seu arquivo CSV antes de importar para o Freshdesk.
Se você tiver mais de uma empresa associada a um contato, use o formato fornecido na captura de tela abaixo para garantir que a importação de dados seja concluída corretamente. Os clientes agora podem enviar sim || não || sim para cada empresa ver todos os Tickets da empresa. (Este recurso está disponível apenas se você ativou um recurso de contato com várias empresas.)
O valor de um campo suspenso deve ser apenas as opções disponíveis para esse campo específico no suporte técnico.
Os detalhes existentes de contatos e empresas serão substituídos/atualizados após uma importação.
Um campo de caixa de seleção só aceita sim ou não. Qualquer outro valor encontrado durante a importação será considerado como não.
Se você tiver um campo de tag com várias tags, cada tag deve ser separada por uma vírgula.
Certifique-se de que seu arquivo CSV esteja no formato UTF-8 e que a primeira linha tenha as informações do cabeçalho (exemplo: nome, email, telefone etc.)

Observação: a primeira empresa na coluna da empresa no CSV se tornará a empresa principal desse contato.

Para importar dados de clientes para seu helpdesk:

Vá para o botão Contatos > Importar. Para importar Empresas, use o mesmo botão na página Empresas (acessível através do ícone de hambúrguer no canto superior esquerdo da página).

Clique em Carregar um arquivo. Navegue até onde o arquivo CSV está localizado em seu computador e selecione-o.
Se você tiver campos personalizados em seu arquivo CSV, certifique-se de que esses campos sejam adicionados primeiro ao Freshdesk antes de importar. Vá para Admin > Operações de suporte > Campo do cliente para adicionar campos personalizados.

Após mapear as informações, clique no botão Importar e aguarde o Freshdesk concluir a importação dos dados. Não levará mais do que alguns momentos.
Se você quiser importar as informações da empresa do cliente, terá que adicionar uma coluna da empresa em seu CSV. Se o nome da empresa no CSV não existir em seu helpdesk, uma nova empresa será criada.
Se você estiver tentando importar contatos em massa, consulte este artigo para os vários fusos horários e idiomas que você pode usar em seu CSV para a configuração.
Assim que terminar, você receberá um e-mail sobre o status da importação. A importação de campos que não seguem as diretrizes listadas acima falhará. As linhas com falha serão anexadas ao e-mail de status como um arquivo CSV e conterá o motivo da falha.

Note: Você precisa de pelo menos 10 tickets na sua conta Freshdesk para 
importar seus contatos com sucesso.

Exportando dados

Você pode exportar seus dados de cliente como um arquivo CSV a qualquer momento. Para começar a exportar:
Vá para a guia Contatos em seu suporte técnico.
Clique em Exportar.
Selecione os campos que deseja exportar. (Os campos personalizados que você criou também serão vistos.)
Clique no botão Exportar.
Um arquivo contendo todos os dados que você selecionou será enviado para o endereço de e-mail associado ao seu helpdesk.

Você pode exportar as informações da empresa clicando na opção Empresas no canto esquerdo da página de Contato (usando o ícone de hambúrguer) e, em seguida, siga o mesmo procedimento. Os dados exportados serão enviados a você por e-mail.

Nota: No momento, a exportação com base nas tags adicionadas para cada contato não é uma opção. Ele pode ser filtrado pela UI, mas, ao exportar, toda a lista de contatos será exportada e não apenas os contatos associados à tag escolhida.

Gerando um arquivo de amostra: Para garantir que todos os campos (padrão e personalizados) estejam disponíveis em seu arquivo de importação CSV, você pode acionar uma exportação de amostra de Contatos/Empresas, editar o arquivo e usar esse arquivo para sua importação.

O administrador da conta pode agendar uma exportação dos dados do suporte técnico seguindo as etapas mencionadas neste vídeo:

https://www.youtube.com/watch?v=DTa_LDg8vng&list=PLsYJ3BsyR4qGFujlW0iDtOBOf4IPVsAqt&index=11